Hintergrund der E-Rechnungspflicht
Durch das Wachstumschancengesetz wurde geregelt, dass ab dem Jahr 2025 alle inländischen Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Ab dem Jahr 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen an inländische Unternehmen verpflichtend. Eine vorzeitige Umstellung ist möglich. Für Kleinunternehmen gilt die Pflicht erst ab 2028.
Das BMF hat mit Schreiben vom 15.10.2024 detaillierte Erläuterungen zur Einführung der E-Rechnungspflicht herausgegeben.
Das Wichtigste in Kürze
Unter einer E-Rechnung versteht man eine elektronische Rechnung, die im Gegensatz zur Papier- oder PDF-Rechnung auf einem strukturierten Datenformat basiert. Die E-Rechnung ist hierdurch maschinell lesbar.
Die E-Rechnung besteht im Kern aus einem strukturierten Datensatz, in dem alle relevanten Informationen enthalten sind. Zur Verarbeitung muss dieser Datensatz durch Software visuell aufbereitet werden.
In einem sog. hybriden Format kann der Datensatz mit einer Bilddatei fest verbunden werden. Die E-Rechnung kann dann als PDF/A-Datei angezeigt werden.
In Deutschland haben sich die Formate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ (ab Version 2.x) als Standards etabliert. Die beiden Formate erfüllen die Anforderungen an eine ordnungsgemäße E-Rechnung.*1 „XRechnung“ ist ein rein strukturiertes und „ZUGFeRD“ ein hybrides E-Rechnungsformat.
Eine Bilddatei, eine PDF oder eine eingescannte Papierrechnung sind künftig nicht mehr ausreichend und berechtigen insbesondere nicht zum Vorsteuerabzug durch den Leistungsempfänger, es sei denn, der Rechnungsaussteller nimmt die oben genannten Übergangsregelungen in Anspruch.*2
E-Rechnungen müssen – wie auch bisher bei elektronisch empfangenen Rechnungen – in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden.
*1 XRechnung und ZUGFeRD sind nur zwei von vielen gültigen Rechnungsformaten, die die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z. B. EDI, sind gültig, sofern sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen oder hiermit vereinbar sind.
*2 Rechnungen, die nicht als E-Rechnung ausgestellt werden, werden ab 2025 unter dem Begriff „Sonstige Rechnungen“ zusammengefasst (z. B. Papierrechnung, PDF-Rechnung).
Die E-Rechnungspflicht wird nicht für alle Rechnungen gelten:
Sie gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250,00 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Unternehmern, die nur steuerfreie Umsätze ausführen. Auch müssen Rechnungen über Dauerschuldverhältnisse (Mietverträge mit Umsatzsteuerausweis) erst mit der nächsten inhaltlichen Änderung als E-Rechnungen ausgestellt werden.
Müssen Rechnungsempfänger über die Umstellung informiert werden?
Inländische Unternehmen müssen nicht über die Umstellung informieren. Aufgrund der verpflichtenden Empfangsfähigkeit ist keine Zustimmung durch den Empfänger erforderlich. Im Rahmen der Übergangsfristen können Unternehmen untereinander gesonderte Absprachen treffen, um weiterhin PDF- oder Papierrechnungen zu verschicken.
Von Rechnungsempfängern, die keine Unternehmen sind und demnach keiner E-Rechnungspflicht unterliegen, ist eine Zustimmung zum Erhalt von E-Rechnungen erforderlich. Diese Zustimmung muss nicht aktiv erfolgen. Ein „konkludentes Verhalten“, wie etwa das beanstandungslose Bezahlen der Rechnung, kann als stillschweigende Zustimmung bewertet werden.*3
*3 Für diese Empfänger bietet sich die Verwendung von hybriden E-Rechnungen an, da diese die Rechnungsdaten visuell aufbereiten.
Die Zeit zum Handeln ist jetzt:
Prüfen Sie zeitnah, ob und wie Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.*4 Setzen Sie sich zudem mit dem Hersteller Ihres Rechnungsschreibungsprogrammes in Verbindung, um herauszufinden, ab wann die Software E-Rechnungen erstellen kann, damit Sie die Umstellung mit genügend Vorlauf angehen können.
Einige Programme als Beispiele: Das reine Anzeigen von E-Rechnungen ist über den kostenlosen „Quba-e-Rechnungs-Viewer“ möglich.
Die Verarbeitung, Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen sind beispielsweise in „DATEV Unternehmen online“, der „DATEV E-Rechnungsplattform“*5 oder Programmen wie „Lexware office“ oder „WISO MeinBüro Rechnungen“ möglich.
Welches Programm zu Ihnen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab.
Nils Leyers steht Ihnen bei Rückfragen und Beratungsbedarf zu Ihrer Software und den Prozessen in Ihrem Unternehmen gerne zur Verfügung (leyers@steuerwerk.com; 02161-9930354).
*4 Die Empfangsfähigkeit ist grundsätzlich über ein E-Mail-Postfach sichergestellt. Die Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ist regulär jedoch nicht über das E-Mail-Programm möglich.
*5 Die Archivierung ist nur in Verbindung mit DATEV Unternehmen online möglich. Im Kern ist die E-Rechnungsplattform der DATEV eher für den Empfang und Versand von E-Rechnungen ausgelegt.
Nils Leyers
MBA Business Consulting, B.Sc. Wirtschaftsinformatik
Senior Consultant, Digitalisierung und Controlling
